Le jeudi 9 février 2023, s’est tenue, dans les bureaux du ROPPH, une présentation des plus intéressantes visant à faire connaitre un nouvel outil de gestion documentaire destiné aux personnes handicapées, présentant une ou des limitations fonctionnelles, ainsi qu’à leurs parents. Depuis déjà plusieurs années, l’Association du Québec pour enfants avec problèmes auditifs Mauricie-Centre-du-Québec travaille en collaboration avec la firme de conception et programmation de logiciels shawiniganaise Rum&Code à la création d’une application mobile visant à centraliser l’ensemble des informations afférentes au parcours d’une personne dans les différents services publics. Comme le mentionnais Mme Hélène Proulx, directrice de L’AQEPA / MCQ : « La mémoire est une faculté qui oublie » et c’est afin de pallier à cela qu’a été développé l’outil de gestion documentaire CLASSS (Classeur logique archives santé services sociaux). CLASSS se veut l’initiative d’un parent d’enfant à besoin particulier qui, après avoir rencontré de nombreux obstacles résultant du manque de canaux de communication entre les différentes prestations de services publics, a décidé de créer un outil visant à centraliser l’ensemble des informations reliées au profil d’un individu au même endroit.

Nombreux sont les témoignages que nous avons recueillis au RODITSA de parents fatigués de toujours répéter la même information auprès de différents professionnels œuvrant dans le secteur scolaire ou de santé et services sociaux. CLASSS se veut un moyen efficace de pallier à cette redondance ainsi qu’aux manques de canaux de communication entre les professionnels œuvrant dans le secteur public ou privé, et ce, sans que l’individu responsable du profil n’ait à déployer trop d’effort. L’unique condition assurant la pertinence de l’outil CLASSS est la rigueur de son utilisateur.

L’indexation des documents

CLASSS semble un outil extraordinaire non seulement en ce qui a trait à la conservation des documents, mais également en raison des différentes formes d’organisation des documents que l’outil propose. En plus de la fiche d’information personnalisée rassemblant les informations les plus pertinentes quant au profil médical de la personne (nom, âge, taille, poids, diagnostic, médication, etc.), l’outil permet également à l’utilisateur de créer son propre plan de classification. Ainsi, il est possible de créer différents dossiers permettant d’archiver les différents documents selon leur nature. Par exemple, un parent dont l’enfant a reçu un diagnostic de DI ou de TSA peut créer une première catégorie nommée « médical » dans laquelle il pourra conserver l’ensemble de la documentation en ce qui concerne les différents programmes et services dispensés par les intervenants du CRDI. Ainsi, cela permet de créer son propre dossier médical et de pouvoir fournir un portrait complet du parcours d’une personne lorsque vient le temps de rencontrer de nouveaux spécialistes, que ce soit dans le secteur public ou privé. Il est possible de créer en tout temps de nouvelles catégories afin de suivre les différentes étapes de la vie d’une personne et même d’aider lors des différentes transitions. Par exemple, lorsque vient le temps pour l’enfant d’entrer à l’école, le parent peut créer une nouvelle catégorie nommée « scolaire » dans laquelle il peut conserver les documents qui lui seront fournis par les intervenants comme le plan d’intervention (PI), les bulletins ou les échanges avec les éducateurs. Finalement, des catégories plus génériques comme « finance » ou « loisirs » peuvent faciliter grandement la gestion des dossiers au quotidien. Tout cela permet de créer un dossier biopsychosocial complet de l’individu. De plus, la façon de consulter les documents et de naviguer d’une catégorie à l’autre est très conviviale. Il est possible de chercher par titre de document, mais également de les consulter sous la forme de ligne du temps ce qui permet de faire la chronologie des événements du parcours de vie d’une personne.

Exporter son profil et envoyer des documents aux professionnels

Afin de préparer une première rencontre avec un professionnel, l’outil offre la possibilité d’exporter au format PDF la fiche rassemblant les informations de base relative au profil de la personne. De plus, CLASSS permet de partager un document en l’envoyant par courriel directement à un intervenant ou un professionnel.

Sécurité des informations

Finalement, de nombreux moyens ont été déployés afin d’assurer la sécurité des documents hébergés sur les serveurs canadiens d’Amazone Web inc. À mon humble avis, la grande force de cet outil est sa dimension modulable qui en fait une application ultra pertinente répondant aux besoins spécifiques de chaque individu, et ce, en plus de faciliter la circulation de l’information. Ce nouvel outil devrait être disponible dès le mois de mai 2023. Toutefois, si vous souhaitez tester l’outil avant son lancement officiel, vous pouvez le faire gratuitement en devenant membre allié.e. de l’AQEPA.